1. Planejamento
Aquele velho clichê de que o planejamento é a alma do negócio é verdadeiro e é preciso estar atento aos detalhes para que as necessidades não se atropelem virando uma bola de neve. É por meio desse planejamento que será possível ter um panorama do evento e minimizar riscos para o grande dia.
Neste ponto, é necessário visualizar o objetivo do evento, o orçamento, o local onde ele será realizado, quem serão os convidados, quais serviços serão necessários, como os fornecedores de decoração, bufê, colaboradores e segurança.
2. Equipe
Definido o planejamento do que será o evento, parte-se então para a equipe que ajudará nessa organização. Aqui é importante contar com colaboradores de confiança para que se possa delegar as tarefas e ter tudo bem organizado. Durante o período de preparação do evento, é importante manter reuniões periódicas, presenciais ou on-line, com os colaboradores para trocar informações e ter uma ideia de como estão os andamentos dos processos.
3. Pesquisa e escolha dos fornecedores
O próximo ponto é partir em busca dos fornecedores. Nesta fase, estão as pesquisas de preços e a qualidade dos serviços – lembrando que a qualidade dos produtos oferecidos, assim como do atendimento são grandes diferenciais para um evento de sucesso.
Essa pesquisa pode começar na internet, usando as redes sociais para conhecer o serviço de cada empresa e também pedindo indicações de quem já está por dentro do mercado de eventos daquela área específica, seja casamento, aniversário ou evento corporativo.
Os fornecedores são parte essencial do evento e, por isso, é preciso criar conexão e parceria com cada um deles para que as entregas ocorram da maneira como são esperadas.
4. Uso da tecnologia
O avanço da tecnologia tem revolucionado diversos segmentos e o de eventos é um deles. Por isso, ela deve ser aliada seja na hora de contatar fornecedores, para fazer reuniões on-line e para divulgar o evento. Aqui, é possível também elaborar aplicativos específicos do evento. Então, um congresso, por exemplo, pode contar com um app com todas as informações reunidas em um só lugar.
Outra tecnologia que tem se popularizado é o QR Code que pode estar disponível no local do evento e onde o público terá acesso ao conteúdo necessário. Esses são alguns exemplos, mas dentro de uma infinidade de opções tecnológicas para o segmento. Aqui no blog você encontra conteúdos específicos sobre inovações nos eventos.
5. Monte o cronograma e acompanhe
Planejamento feito, equipe e fornecedores escolhidos e tecnologias selecionadas, agora é ter em vista o cronograma com as coisas que precisam ser feitas até a hora do evento. É papel do produtor monitorar cada ponto para que tudo saia como esperado e para que o público curta o evento. Lembrando que, mesmo depois de o fim do evento, é preciso que o produtor tenha tudo planejado com relação a desmontagem da decoração e limpeza do espaço para que, então, o evento seja de fato tido como concluído com sucesso.
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